Планирование

1. Сущность планирования

Планирование – это способ достижения цели на основе сбалансированности и последовательности выполнения операций, это своего рода инструмент принятия управленческих решений. Плановые решения могут быть связаны с постановкой целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком – планированием является составление специальных документов - планов, определяющих конкретные шаги организации по достижению поставленных целей.

В планах отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и  ее отдельными подразделениями; механизмы  координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегии  на случай чрезвычайных обстоятельств.

Сам процесс планирования начинается с анализа настоящего и будущего состояния предприятия  и среды. На этой основе ставятся цели, вырабатываются стратегии и определяется комбинация инструментов, позволяющих  наиболее эффективно их реализовывать.

В некоторых крупных организациях планирование осуществляет плановый комитет, членами которого обычно бывают руководители подразделений, а также плановый отдел и его структуры на местах. Деятельность плановых органов координируется первым лицом либо его заместителем.

В задачу плановых органов  входит определение того, какие подразделения  будут участвовать в реализации тех или иных организационных  целей, в какой форме это будет  происходить, как обеспечиваться ресурсами.

В зависимости от уровня управления различается:

• стратегическое и перспективное планирование - это высший уровень;
• тактическое(или текущее) планирование - это средний уровень;
• оперативное планирование - это нижний уровень.

2. Текущее планирование

Текущее или тактическое планирование представлено в основном краткосрочными планами, в которых предусматриваются действия, необходимые для достижения стратегических целей. По своей сути текущее планирование является производственным и обладает рядом особенностей:

• объектами такого планирования могут быть заказ, группа продукции, показатели;
• при осуществлении планирования учитывается связь уровней управления; оно может происходить сверху вниз (детализация), снизу вверх (спущенные сверху указания обогащаются внизу);
• при составлении производственных планов происходит либо четкая привязка к календарю, либо допускается свободное планирование.

Специфика текущего планирования:

• планирование и организация, т.е. эксплицированное описание планов и технологии производственных процессов, порядка, способов и графиков реализации стратегических напралений и достижения целей организации во времени и в пространств;
• координация направлений, усилий и руководство (регулирование) деятельности как сознательных разумных актов воздействия субъектов управления (человека или группы людей) на объекты управления (человека или группу людей) для побуждения их к активным действиям с целью "перевода" плановых и проектных организационных производственно-технологических предварительных представлений в реальный процесс деятельности (производства);
• систематический, периодический или эпизодический контроль, учет и анализ соответствия реальных фактических состояний плановым и проектным представлениям изменения процессов организации жизнедеятельности и окружающей среды;
• оперативная корректировка целей, проектов или планов реализации, процессов организации жизнедеятельности общества.

Краткосрочные планы. Они  охватывают годовой период и в  них конкретизируются задания перспективных  планов на соответствующий год с  распределением по кварталам.

Годовые планы разрабатываются  на основе изучения рыночной ситуации (конъюнктура, цены, характер конкуренции) и прогноза сбыта, исходящего из поступивших  заказов, сведений о величине продаж за истекший период, результатов маркетинговых  исследований.

Элементами годового плана  обычно являются:

1. производственная программа - она разрабатывается на срок от нескольких недель до года для предприятия в целом и его отдельных подразделений, с учетом имеющихся у них производственных мощностей и содержит, например, решения о том, как обеспечить производство необходимой продукции и услуг исходя из минимальных затрат;
2. план развития предприятия - он содержит решения о внедрении новой техники, изменении технологии, снятии с производства отдельных видов продукции и т.д.;
3. план маркетинга и сбыта - он является основой других планов предприятия и составляется на основе прогнозов сбыта, информации о требованиях заказчика по ассортименту и качеству продукции, заключенных договоров, цен, частоты заказов, каналов сбыта и т.п. Данный план детализируется по месяцам и неделям;
4. план по себестоимости и рентабельности - в нем отражаются: постоянные издержки, балансовая и чистая прибыль, расчетная рентабельность, себестоимость и др.;
5. финансовый план - включает такие показатели, как баланс доходов и расходов, издержки производства и обращения, использование собственных и заемных средств, срок выплаты и величина дивидендов;
6. план по материально-техническому снабжению;
7. план по труду и кадрам.

Предприятие на основе производственной программы (а подразделения - на основе касающейся их части) осуществляет процесс  оперативного планирования своей деятельности.

3. Оперативное планирование.

Оперативные планы. Они посвящены  решению конкретных вопросов деятельности предприятия в краткосрочном  периоде, например, отражают движение материальных потоков. Такие планы  имеют узкую направленность и  всегда детализированы, их цель состоит  в создании условий для слаженной  работы всех цехов, участков, служб, подразделений.

Оперативное планирование предполагает в качестве периода планирования – краткосрочный отрезок времени, чаще всего, это месячный интервал функционирования организации.

Оперативное планирование предполагает: составление ежемесячных и внутрисменных  заданий, календарных планов выпуска  продукции, маршрутных карт и контроль над их выполнением.

Сущность оперативного планирования заключается в составлении программы  предприятия. Вопросами планирования производственной программы занимаются заведующие производством (заместители), начальники производственных цехов, бригадиры, работники бухгалтерии.

Для составления производственной программы заготовочного предприятия  необходимы следующие данные: ассортимент  выпускаемой продукции (полуфабрикатов, кулинарных изделий, мучных кондитерских изделий), техническая оснащенность предприятия, сеть предприятий общественного  питания и розничной сети, заключивших  договоры с заготовочным предприятием или специализированными заготовочными  цехами; ассортимент и количество продукции, необходимые для этих предприятий, объем полуфабрикатов, вырабатываемых предприятиями пищевой  промышленности для доготовочных предприятий. Оперативное планирование производства осуществляется в определенной последовательности, поэтому на каждой стадии необходимо создавать определенные организационные условия, способствующие правильной организации технологического процесса, рациональной организации труда, четкому выполнению каждым работником своих обязанностей. Важное место в оперативном планировании работы производства занимает диспетчерская служба. Оперативное планирование производства заготовочного пред­приятия и специализированных заготовочных цехов осуществляется в такой последовательности. Предприятия, с которыми заключен договор, составляют дневные заказы на полуфабрикаты, кулинарные и мучные кондитерские изделия и передают их в заготовочные предприятия в диспетчерские службы (отделы). Полученные заказы в диспетчерской службе обобщаются по всем видам продукции и передаются в цеха в виде дневного производственного плана. Один экземпляр заказа поступает в экспедицию для последующей комплектации заказа. Заявки принимаются за день до их выполнения. Это объясняется тем, что производственному цеху необходимо заранее получить нужный ассортимент и количество сырья, продуктов для осуществления технологического процесса производства продукции по заявкам.

Оперативное планирование в  предприятиях с полным циклом производства имеет свои особенности. У каждого  предприятия общественного питания должен быть утвержден план товарооборота на месяц, на основании этого плана составляется производственная программа на день. В ресторанах, где ассортимент блюд очень большой, в меню в основном включаются заказные порционные блюда, поэтому заранее планировать количество выпущенных блюд трудно, но, учитывая прошедший опыт, и в ресторане можно планировать выпуск количества полуфабрикатов (при обработке мяса, птицы, рыбы) и сколько необходимо получить продуктов на день из складских помещений. В предприятиях общественного питания с определенным контингентом потребителей (столовые при производственных предприятиях, учебных заведениях, детских учреждениях, домах отдыха и т. д.) можно более четко планировать работу производства на каждый день.

Оперативное планирование работы производства включает следующие элементы:

• составление планового меню на неделю, декаду (цикличное меню), на его основе разработку плана-меню, отражающего дневную производственную программу предприятия; составление и утверждение меню;
• расчет потребности в продуктах для приготовления блюд, предусмотренных планом меню, и составление требования на сырье;
• оформление требования накладной на отпуск продуктов из кладовой на производстве и получение сырья;
• распределение сырья между цехами и определение заданий поварам в соответствии с планом-меню.

Первым этапом оперативного планирования является составление  планового меню. Наличие планового  меню дает возможность обеспечить разнообразие блюд по дням недели, избежать повторений одних и тех же блюд, обеспечить четкую организацию снабжения производства сырьем и полуфабрикатами, своевременно направляя заявки на оптовые базы, промышленные предприятия, правильно  организовать технологический процесс приготовления пищи и труд работников производства. При составлении планового меню учитываются квалификация поваров, потребительский спрос, возможности снабжения сырьем и сезонность сырья, техническое оснащение предприятия. Основным этапом оперативного планирования является составление планового меню. Наличие планового меню дает возможность обеспечить разнообразие блюд по дням недели и  избегать повторений. В плановом меню указываются ассортимент и количество блюд каждого наименования, которые могут быть приготовлены на данном предприятии по дням недели или декады. При составлении такого меню учитывается множество факторов, например:

1. Предпочтения гостей.
2. Численность и квалификация персонала.
3. Наличие соответствующего кухонного оборудования и его мощность.
4. Возможность снабжения сырьем и его сезонность.
5. Результаты качественного анализа и  оптимизации меню. Цель - сократить ассортимент предлагаемых блюд, оставив лишь те, которые пользуются наибольшим спросом и приносят высокую прибыль.

Вторым этапом оперативного планирования является составление  плана-меню. План-меню составляется заведующим производством накануне планируемого дня (не позднее 15 ч) и утверждается директором предприятия. В нем приводятся наименования, номера рецептур и количество блюд с указанием сроков приготовления  их отдельными партиями с учетом потребительского спроса. К основным факторам, которые  необходимо учитывать при составлении  меню, относятся: примерный ассортимент  выпускаемой продукции, рекомендованный  для предприятий общественного  питания в зависимости от его  типа и вида предоставляемого рациона, наличие сырья и его сезонность. Примерный ассортимент блюд (ассортиментный минимум) — это определенное количество наименований холодных блюд, горячих блюд, напитков, характерных для различных предприятий общественного питания (ресторанов, столовых, кафе и т. д.). При составлении плана-меню необходимо учитывать наличие сырья в кладовых и его сезонность. Блюда и закуски, включаемые в меню, должны быть разнообразными как по видам сырья, так и по способам тепловой обработки (вареные, припущенные, жареные, тушеные, запеченные); учитываются также квалификационный состав работников, мощность производства и оснащенность его торгово-технологическим оборудованием, а также трудоемкость блюд, т. е. затраты времени на приготовление единицы продукции. Утверждая план-меню, директор и заведующий производством несут ответственность за то, чтобы блюда, включаемые в меню, были в продаже в течение всего дня торговли предприятия. На предприятиях общественного питания со свободным выбором блюд оперативное планирование начинается с составления плана-меню на один день в соответствии с товарооборотом.

Оперативно-календарный  план в зависимости от характера  выпускаемой продукции определяет последовательность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий  и их партий по дням недели - маршрутизацию, находящую воплощение в маршрутной технологической карте, загрузку технологических  линий и отдельных единиц оборудования, потребность в инструментах и  т.п. Степень детализации оперативно-календарного плана зависит от типа производства.