Организация документооборота сетевых предприятий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация  документооборота сетевого предприятия

2. 1 Понятие  электронного документооборота, его  принципы и задачи

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». 

Есть еще ряд понятий, напрямую связанных с электронным документооборотом – это электронный документ (ЭД) и электронная цифровая подпись (ЭЦП). Электронный документ  — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись  — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Одно из фундаментальных  положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно - технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

Перечислим принципы электронного документооборота:

• Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот
• Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий
• Сотрудники организации (включая специалистов  
  и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов
• Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота
• Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования
• Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением)
• Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки
• Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации

Задачи, наиболее часто  решаемые сегодня с помощью системы документооборота это:

• автоматизация канцелярии;
• электронный архив документов;
• корпоративный электронный документооборот (workflow).
• управление договорным процессом;
• автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
• автоматизация обращений граждан.

 

 

2. 2 Внедрение  электронного документооборота

Одной из основных целей  автоматизации документационных процессов  является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

Переход на электронный  документооборот имеет значительно  больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения  СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации  документационных процессов можно  отнести:

• Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
• Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
• Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам 
• Быстрый поиск документов
• Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести  достаточно высокие начальные затраты  на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

К первичным расходам  по внедрению электронного документооборота можно отнести:

• Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД
• Сервер приложения СЭД:
• "Железо" сервера
• Лицензии на программное обеспечение сервера
• Затраты на техническое обновление оборудования
• Затраты на обучение персонала и администраторов
• Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:
• Настройку и доработку сэд по техническому заданию
• Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
• Интеграция сэд с другими системами
• Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:
• Затраты на сопровождение СЭД:
• Консультации специалистов тех. Поддержки
• Обновление версий СЭД
• Обновление сопутствующего программного обеспечения

В каждом из проектов внедрения  автоматизации документационных процессов  могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как  с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например:

• Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
• Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
• Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
• Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат систему контроля исполнения, то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В сэд по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

• Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
• Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
• Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
• Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.

И т.д.

Следует помнить, что внедрение электронного документооборота в денежном выражении может намного превышать затраты на бумажный документооборот.

Проект автоматизации  документационных процессов может  занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как  от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и  уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на определённую методику внедрения. Пример такой методики приведён ниже:

• Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения
• Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта
• Провести обследование существующих документационных процессов
• Разработать техническое задание на внедрение
• Провести выбор системы электронного документооборота
• Заключить договор на поставку и внедрение СЭД 
• Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения СЭД
• Провести первоначально наполнение справочников системы
• Провести предварительные испытания СЭД
• Обучить персонал работе с системой документооборота
• Издать приказ о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утвердить им программу опытной эксплуатации

По результатам опытной  эксплуатации СЭДпровести доработку  программного обеспечения и регламентов  работы с документами

Издать приказ о вводе  в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести пилотный проект. Только после завершения пилотного проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

Особое внимание при  автоматизации документационных процессов  нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется  наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны  с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие  возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей  к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Основные направления развития документооборота сетевого предприятия

3. 1 Основные проблемы организации документооборота сетевого предприятия

1. Одной из главных проблем организации электронного документооборота сетевого предприятия является так называемый «человеческий фактор» или консерватизм сотрудников. Организация электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Работа с людьми –  это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях  требуется индивидуальный подход к  каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?