Коммуникации в процессе управления

Эффективность использования  вертикальных каналов коммуникации, как показывает практика, часто не высока. Например, при обмене информацией  между ними имеют место ее значительные потери. Так, исследования показывают, что в крупных организациях при  переходе от одного уровня управления к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при  движении сверху вниз до 80%, а снизу  вверх – до 90%. Это объясняется  недостаточным знанием и пониманием работниками разных уровней управления проблем друг друга. Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно  связывают равные по статусу элементы предприятия (управленцев одного уровня). Они обеспечивают наиболее эффективное решение их общих проблем за счет повышения оперативности взаимодействия. Следует отметить, что потери информации при взаимодействии между управленцами одного уровня, даже работающими в разных подразделениях, не столь велики (обычно не более 10%) не в последнюю очередь благодаря их неформальным контактам.

Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры, могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для  осуществления связей между участниками  различного рода комитетов, комиссий, специальных групп. Сегодня такие  каналы еще относятся к разряду  неформальных или полуформальных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Деловое общение как форма коммуникаций в управлении

Деловое общение – это  процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом с целью  достижения определенного результата.

Формами делового общения  являются:

1. Деловая беседа –  устный контакт между собеседниками.  Ее участники должны иметь  полномочия для принятия и  закрепления выработанных позиций.  К функциям деловой беседы  относятся: решение стоящих перед  участниками задач, общение между  работниками одной деловой среды,  поддержание и развитие деловых  контактов.

2. Деловая переписка –  это деловое письмо (служебное  послание в виде официального  документа, а так же в форме  запросов, предложений, претензий,  поздравлений и ответов на  них). При составлении делового  письма нужно, чтобы оно было  актуальным, кратким, логичным, убедительным  с отсутствием излишней солидарности.

3. Деловое совещание –  это дискуссия с целью разрешения  организационных задач, включающая  в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений.

Деловые совещания можно  классифицировать следующим образом:

1) по форме организации:  диктаторское (ведущая роль принадлежит  руководителю); сегрегативное (доклады  участников заранее планируются); дискуссионное (свободный обмен  мнениями и информацией с последующим  утверждением решения руководителем); кулуарное (продолжение другого  совещания).

2) по целевой установке:  информационное (доклад о текущей  работе); направленное на принятие  решений; творческое (его целью  является поиск новых идей  и путей развития).

4. Деловые переговоры –  это деловое общение с целью  устранения противоречий между  собеседниками и выработки общего  решения.

Рассмотрим два подхода  к ведению переговоров:

1) позитивный подход предполагает  наличие двух возможных альтернатив  поведения собеседников: уступать  или не уступать;

2) принципиальный подход  предполагает стремление участников  к компромиссу и взаимной выгоде. В данном случае переговорный  процесс состоит из трех этапов. На первом этапе собирается  информация и определяются первостепенные  вопросы, нуждающиеся в согласовании. На втором разрабатываются пути  их решения. В итоге вырабатывается  компромиссное решение, которое  затем утверждается.

5. Публичное выступление  – это непосредственное речевое  воздействие выступающего на  аудиторию. В зависимости от  целей публичное выступление делится на информационное, побуждающее (митинг, предвыборная речь) и убеждающее (торжественная речь).

Данная форма делового общения является одной из самых  сложных, так как внимание слушателей приковано только к оратору, который  должен четко следить за своей  речью, мимикой, жестами и реакцией аудитории.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Классификация коммуникаций в процессе управления

Классификация коммуникаций в процессе управления представлена в таблице 1. Рассмотрим их более  подробно.

В первую очередь коммуникации в процессе управления делятся на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – это  обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней  средой. Они позволяют предприятию  быть в курсе потребностей потенциальных  покупателей, работы поставщиков, посредников  и конкурентов, а также отслеживать  новые тенденции в науке (изобретения, технологии), изменения в политико-правовой, экономической и социально-культурной среде.

От эффективности организации  процесса внешних коммуникаций зависит  успех фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем  она достовернее, тем продуктивнее оно работает. Примером последствий  предоставления недостаточно достоверной  информации является известное лекарство  для беременных женщин – теназадрин, которое использовалось во всем мире и привело к рождению огромного  количества детей с неразвитыми  конечностями. Оно рекламировалось  как универсальное безопасное средство, тогда как испытания не были окончательно завершены. В результате фирма, производящее и реализующее эту продукцию, понесла огромные убытки и подорвала  свой имидж.

Классификация коммуникаций в процессе управления

Признак классификации	Виды по признаку
1. По субъектам	- внешние - внутренние
2. Деление внутренних коммуникаций	- восходящие - нисходящие - горизонтальные
3. Управленческие коммуникации	- межуровневые - коммуникации по восходящей (снизу вверх) - между подразделениями  и отделами - между руководителем  и рабочей группой (сверху вниз) - неформальные коммуникации
4. Способ общения	- вербальные - невербальные
5. По средствам общения	- речевая - паралингвистическая - вещественно-знаковая

 

Внутренние коммуникации – это коммуникации внутри предприятия, между различными сотрудниками. Внутренние коммуникации подразделяются на:

а) восходящие коммуникации – это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего реализуются в виде отчетов  о деятельности сотрудника или подразделения  или рационализаторских предложений;

б) нисходящие коммуникации – это процесс коммуникации между  руководителем и его подчиненными. Реализуется в виде передачи подчиненным  указаний;

в) горизонтальные коммуникации – это процесс обмена информацией  между сотрудниками одного уровня (линейными  руководителями, которые не подчиняются  друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Есть друга классификация  внутренних коммуникаций, в которой  управленческие коммуникации подразделяются на:

- межуровневые;

- коммуникации по восходящей (снизу вверх);

- между подразделениями  и отделами;

- между руководителем  и рабочей группой (сверху вниз);

- неформальные коммуникации.

Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации – это процесс общения при  помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет  письменная форма (документооборот), так  как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства.

Невербальные коммуникации – это общение с помощью  мимики, жестов, поз, взглядов (недаром  встречается выражение «говорящий взгляд»).

В процессе коммуникации вербальные и невербальные символы могут  дополнять друг друга, а могут  противоречить. Это связано с  тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек  редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному  общению уделяется особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

Так же по средствам различают  речевую коммуникацию (письменную или  устную), паралингвистическую коммуникацию (жест, мимика, мелодия) и вещественно-знаковую коммуникацию (образцы продукции, изобразительное  искусство).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной курсовой работе было полностью раскрыто понятие «Коммуникация». Были рассмотрены виды коммуникаций и дана их полная характеристика. Также  были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационного  процесса, его элементы и этапы.

В данной работе не трудно заметить, что процесс коммуникации- это  процесс информирования. А какой  же сотрудник в организации может  нормально работать без поступления  информации? Ведь он каждый день сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством  людей, улаживая спорные вопросы, отдавая  распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д.

Задача каждого из сотрудников  состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях  взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного  отдела-коммуникация. Вопрос эффективных  коммуникаций также важен для  сотрудника, как и вопрос принятия решений.

Более того, эти два аспекта  управленческой деятельности взаимодополняют  друг друга. И наличие одного не возможно без наличия другого.

Функция коммуникации также  важна для сотрудников, как и  функции планирования, организации, мотивации контроля. И я считаю, что если каждый из сотрудников будет  совершенствоваться в процессах  коммуникации, то любая организация  будет успешно осуществлять свою деятельность.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения  проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев  неэффективных коммуникаций и становиться  лучшими, более эффективными сотрудниками.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Коммуникативный  процесс в той степени, в какой  он развит, повышает гибкость и саморегуляционные  возможности организации. Развитие коммуникативных процессов в  организациях стимулируется техническим  прогрессом и использованием передовых  технологий.

 
 

 

 

Список литературы

1.Васильев Ю. В. Теория  управления [Текст]: учебник для студентов  высших учебных заведений по  специальности «Государственное  и муниципальное управление».  Под ред. Ю. В. Васильева,  В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. - Изд. 2-е, доп. - Москва: Финансы и  статистика, 2008. - 606 с.

.Завьялов П. С. Менеджмент  в схемах, рисунках, таблицах [Текст]: учебное пособие /П. С. Завьялов. - Москва: ИНФРА-М, 2000. - 495 с.

.Кабушкин н. И. Менеджмент  гостиниц и ресторанов: Учебник  / Н.И. Кабушкин, Г. А. Бондаренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Новое  знание, 2002. - 368 с.

.Королев В. И. Основы  менеджмента [Текст]: учебное пособие.  Под ред. В. И. Королева. Всероссийская  академия внешней торговли. - Москва: Магист, 2008. - 619 с.

.Роджерс Э., Агарвала-Роджерс  Р. Коммуникации в организациях [Текст] :пер. с англ. - М. : Дека, 1989. - 276с.

.Энциклопедия экономиста [Электронный ресурс] / Режим доступа: www . grandars. ru

.Конецкая В. П. Социология  коммуникации [Текст] - М.: Междунар. ун-т  бизнеса и управления, 1997. - С. 230.

.Почепцов Г. Г. Теория  коммуникации. - М., 2001. - С. 15.

.Коммуникационные сети [Электронный  ресурс] / Режим доступа: www. menedzhmenti. ru

.Коммуникационные сети  и их разновидности [Электронный  ресурс] / Режим доступа: www.market-pages.ru