Основы этикета

Тема 8. Деловые письма

     Любое официальное письмо должно содержать следующее:

• обращение;
• адрес;
• дату;
• комплимент («с уважением» и др.);
• подпись.

     Официальное письмо пишется на чистом бланке или на листе формата А4. Каждая страница, кроме первой нумеруется арабскими цифрами. Если страниц несколько, то в конце каждой пишется: продолжение на следующей странице.

     Ответ на официальное письмо должен быть не более 10 дней с момента получения. Но если для ответа требуется больше времени, то в течение трех дней сообщается, что ответ задерживается (максимум до 30 дней).

      Адрес пишется 2 раза: на конверте внизу с правой стороны и слева в верхнем углу письма. Но если конверт с прозрачным окошком, то 1 раз. Вначале пишется фирма адресата, фамилия и инициалы, которые ставятся перед фамилией. Можно указать должность или звание адресата. Если хотите, чтобы письмо дошло до адресата лично, то после фамилии пишут «лично», затем пишут название фирмы

• Сам текст пишется на бланке фирмы, где уже есть реквизиты. С правой стороны и чуть ниже реквизитов ставится дата отправления. Письмо начинается с адреса в верхнем левом углу, ниже – «дорогой», «уважаемый».
• При отправке письма в Европу пишется день, месяц, год. В Америку: месяц, число, год, при этом точки не ставятся.
• Красная строка – 5 интервалов. Перенос слов в тексте не принят. Максимальный объем письма, как правило, 1 – 1,5 страницы, 1,5 – 2 интервал. Листы складываются текстом внутрь, либо подбирается конверт нужного размера.
• Заглавными буквами пишутся: имена собственные, сокращенные названия государств, городов, улиц, дорог, торговые марки и товары, прилагательные, обозначающие национальность, все слова в названии фирм, полные и сокращенные названия месяцев и дней недели, названия должностей

Некоторые сокращения должностей:

• Профессор: PROF.
• Президент: PRES.
• Директор: DIR.
• Вице-президент: V.P.
• Генеральный директор: G.M.
• Менеджер: MGR.
• Заместитель председателя: V.C.

   

   Поздравления адресуются лицу от равного по должности. Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший – невоспитанный человек, с которым лучше не иметь дел. Отвечать нужно, даже, если ответить нечего. В этом случае приносят извинения. Фамилия без инициалов пишется только в том случае, если перед фамилией указывается ученая степень или звание.