Деловой этикет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Протокольные  аспекты приема зарубежных делегаций. Какие виды программ следует составить при подготовке к визиту зарубежной делегации

 

Российская протокольная практика предусматривает достаточно строгие рамки приема зарубежных гостей. Уровень встречи иностранной  делегации и состав встречающих определяется исходя из уровня и состава прибывающей делегации. В отдельных случаях исходя из соображений деловой целесообразности уровень встречи может быть повышен, с тем чтобы подчеркнуть внимание к прибывающему гостю. Однако это уже выходит за рамки устоявшихся протокольных канонов.

В принципе российская протокольная практика предусматривает встречу (проводы) главы официальной делегации  представителем руководства (в данном случае - регионального), соответствующим  ему по должности, или на ступеньку  ниже.

В аэропорту (на вокзале) главу административно-территориальной  единицы иностранного государства  с учетом этого встречает у  трапа самолета, как правило, глава  администрации соответствующего субъекта федерации или один из его заместителей. Если главный гость прибывает с супругой, целесообразно предусмотреть участие во встрече (проводах) супруги главного встречающего с российской стороны. (В случае ее отсутствия - супруги одного из высших должностных лиц субъекта Федерации, принимающего участие во встрече.) Супруге гостя преподносится букет цветов.

На встрече в аэропорту (на вокзале) могут присутствовать главы  консульских представительств зарубежных стран, аккредитованные в столице  соответствующего субъекта Федерации, также другие деловые партнеры страны гостя, имеющие свои представительства в регионе (в случае пожелания с их стороны).

При встрече (проводах) каких-либо воинских почестей не предусматривается, почетный караул не выстраивается, гимны  не исполняются. Не предусматривается  также какой-либо обмен речами.

В аэропорту при встрече  может быть поднят флаг субъекта Федерации  вместе с флагом административно-территориальной  единицы иностранного государства, которую представляет зарубежный гость.

После завершения церемонии  встречи главное встречающее  лицо с российской стороны сопровождает гостя в автомашине до отведенной ему гостевой резиденции (гостиницы). В случае прибытия гостя с супругой ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главного встречающего с российской стороны. Для поездки от аэропорта до резиденции, а также во время поездок по городу и региону автомашину главы делегации может сопровождать специально выделенная автомашина ГИБДД,

На автомашине главы  делегации могут быть установлены  флажки российского субъекта Федерации  и административно-территориальной единицы гостя (по согласованию).

Размещение

Главы зарубежных делегаций, принимаемые в субъектах Российской Федерации могут размещаться  в специально отведенной гостевой резиденции или городской гостинице.

Над резиденцией Главы  делегации может быть поднят флаг административно-территориальной единицы, которую он представляет.

Вопрос о поднятии флагов в аэропорту, над резиденцией  гостя, а также флажков на его  автомашине должен быть заранее согласован со стороной гостя.

Переговоры, беседы

В ходе визита в регион переговоры с главой зарубежной делегации ведет руководитель субъекта Федерации или другое уполномоченное им должностное лицо в зависимости от уровня иностранной делегации и характера переговоров.

Состав участников переговоров  и бесед с российской стороны определяется руководителем субъекта Федерации и доводится до сведения прибывающей иностранной делегации (это может быть сделано и заранее в ходе подготовки соответствующего визита).

До начала переговоров  в полном составе делегаций может  быть предусмотрена беседа один на один (в присутствии переводчиков) между лицом, возглавляющим делегацию субъекта Федерации, и гостем.

Для переговоров и  бесед предусматривается выделение  соответствующим образом подготовленного  помещения в здании, где планируется  их проведение.

За столом переговоров  могут быть установлены флажки субъекта Федерации и административно-территориальной  единицы гостя, однако эта норма  не является обязательной и предусматривается  в основном в тех случаях, когда  в программе визита планируется подписание каких-либо совместных документов.

В рамках визита в соответствии с программой могут проводиться  переговоры и беседы с руководителями местных административных органов, а также отдельных промышленных или сельскохозяйственных объектов, представляющие интерес для гостя и расположенные на территории субъекта Федерации.

Возложение  венков

Если в столице субъекта Федерации или других городах  региона, посещение которых предусмотрено  программой визита, имеется воинское захоронение (Могила Неизвестного Солдата) или другой исторический памятник, к которым традиционно возлагаются венки по случаю государственных праздников или других памятных дат, то при составлении программы визита зарубежной делегации может быть предусмотрена церемония возложения венка.

Этот вопрос должен специально согласовываться со стороной гостя в ходе подготовки визита национальных обычаев, а также соответствующих пожеланий главы иностранной делегации

Какие-либо воинские церемонии  и исполнение гимнов при этом не предусматривается.

Обед (завтрак)

В ходе визита в регион программой пребывания предусматривается  проведение обеда (завтрака) или какого-либо о протокольного мероприятия  аналогичного характера от имени  руководителя субъекта Федерации (или  другого уполномоченного им должностного лица) в честь главы иностранной делегации, на который приглашаются основные сопровождающие его лица.

Состав участников мероприятия  с российской стороны определяется программой визита. В нее могут  входить отдельные высшие должностные  лица субъекта Федерации, участники переговоров и бесед, а также местные руководители, с которыми у гостя состоялись встречи во время пребывания в регионе. Если на протокольное мероприятие иностранный гость приглашается с супругой, то следует предусмотреть приглашение на него супруг ряда высших должностных лиц субъекта Федерации.

Во время обеда (завтрака) может быть предусмотрен обмен краткими тостами.

Ответное протокольное мероприятие со стороны гостя  не предусматривается.

Культурная  программа

В ходе визита в регион может быть предусмотрен осмотр местных достопримечательностей, посещение театра, музеев и других культурных учреждений.

Во время посещения  театра в качестве знака внимания с российской стороны гостя может  сопровождать руководитель субъекта Федерации  или одно из высших должностных лиц. Если необходимо подчеркнуть официальный характер посещения театра, можно предусмотреть украшение зала флагами субъекта Федерации и административно-территориальной единицы иностранного государства, которое представляет гость.

Памятные подарки

В ходе визитов зарубежных делегаций достаточно высокого уровня может быть предусмотрено вручение гостю и сопровождающим лицам  памятных подарков от имени руководителя субъекта Федерации.

При этом следует учитывать  сложившийся уровень отношений, местные традиции и обычаи, а также принцип взаимности.

 

4. Правила оформления  и использования визитных карточек делового человека

 

Визитная  карточка – непременный атрибут делового стиля и делового общения. Само название – визитная карточка – справедливо подчеркивает ее назначение и роль в деловом общении – способствовать визитам, деловым встречам, переговорам, заключению деловых сделок и иным формам делового общения. Визитные карточки  условно можно разделить на виды: личные, деловые и корпоративные⁶.

Личная визитная карточка. Личная визитная карточка может содержать ваши фамилию и имя. Здесь же может быть указано ваше отчество или инициалы – в зависимости от вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (адрес, телефон, номер пейджера, адрес электронной почты и пр.). Стоит подумать, какие минимальные сведения вы хотели бы сообщать о себе – номер телефона всегда можно приписать от руки. Дополнительные сведения, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или ученой степени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т. п.) – эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес его клуба (бывает, что указывается как клубный адрес – в левом нижнем углу, так и домашний – в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке – только имя, отчество и фамилию. Все остальные данные могут быть внесены от руки.

Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка. Она используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке может не указываться.

Деловая визитная карточка. Деловые визитные карточки – это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Особое значение они имеют при общении с иностранцами, людьми, не говорящими на вашем родном языке. На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы или организации и ваша должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа вашей фирмы или организации. У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

Деловая визитка может  содержать указания на ваше звание или титул, сферу ответственности  в рамках вашей организации, номера телефона (телефонов), факса, телекса, электронной почты. Если у вас сменился телефон, то вы можете аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном – следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует  нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если у вас меняется адрес, и вы еще не знаете своих новых телефонов, то лучше указать официальный адрес вашей организации, телефон секретариата или канцелярии.

В случае если организация  имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.

2 типа деловых визиток.  Первый тип – функциональные. Это классические деловые визитки, принятые на Западе, с черным шрифтом на белом фоне. Недаром визитка по-английски называется business card – в буквальном переводе «деловая карточка». Второй тип – имиджевые визитки, любого цвета, любого дизайна. Такие визитки производят самое большое впечатление и лучше всего запоминаются. Их используют для рекламы салонов, магазинов, клубов. Цветные визитки с рисунками подходят дизайнерам, модельерам, деятелям шоу-бизнеса.

Разновидностью деловой  и личной визитки является комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.

Корпоративная визитная карточка. Корпоративная визитная карточка, ее цель – презентация компании, ее услуг и товаров. Как правило, она содержит краткую информацию о компании: логотип компании и ее наименование, почтовый и юридический адрес, адрес в Интернете, контактную информацию, описание деятельности компании, режим работы. Поэтому личные данные сотрудника, пользующегося визиткой, в этом случае на ней не печатаются. Вся дополнительная информация записывается в момент знакомства на чистой оборотной стороне. Такие карточки необходимы для агентов, продавцов, сотрудников, работающих с компанией на сдельной основе, а также для руководителей компании, которые ценят каждый новый деловой контакт, но предпочитают не давать новым знакомым свои прямые координаты.

 

5. Практическое  задание

 

          Программа мероприятий

 

дата	время	мероприятие	ответственный
21.02.09	17.00	встреча на вокзале делегации, трансфер, размещение в гостинице	pr - менеджер
	19.00	ужин	pr - менеджер
22.02.09	9.00	завтрак	pr - менеджер
	10.00	знакомство с деятельностью  предприятия, экскурсия на производство	главный инженер
	14.00	обед	pr - менеджер
	16.00	экскурсия по городу	pr - менеджер
	19.00	ужин	pr - менеджер
23.02.09	9.00	завтрак	pr - менеджер
	10.00	обсуждение условий  сотрудничества, подписание контракта	генеральный директор, коммерческий директор, главный инженер
	14.00	обед	pr - менеджер
	16.00	трансфер на вокзал	pr - менеджер