Деловое письмо

Введение.

Переписка - это основа конструктивного  общения. Правильное ведение деловой  корреспонденции способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки самые, казалось бы, неразрешимые проблемы и  вопросы. Неправильно составленное деловое письмо, напротив, вызывает у адресата раздражение, которое выливается и на автора послания. Поэтому к составлению такого документа необходимо подходить чрезвычайно аккуратно.

Структура делового письма.

• Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

• Обращение - находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому.
• Далее следует преамбула. Она составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая написать письмо. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
• Затем размещается основной текст письма - в 2х - 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
• Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Постскриптум (P.S.) - приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Требования к тексту делвго письма.

• Точность: однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.
• Логичность: каждое письмо представляет собой: 
  - изложение сути вопроса; 
  - речевое действие; 
  -  заключение.
• Грамотность – необходимая часть любого документа.
• Корректность: деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

Правила внешнего оформления делового письма

• Важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес
• Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Они необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Виды деловых писем.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. 
 
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. 
 
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. 
 
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. 
 
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. 
 
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности. 
 
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

• Письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

    Рекламация содержит  претензии к стороне, нарушившей  принятые на себя по договору  обязательства и требования возмещения  убытков. Она может быть предъявлена  в отношении качества, количества  товаров, сроки поставки и т.п.  Рекламация представляется в  письменном виде, с приложением  всех необходимых документов.

Итог.

• Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы. Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать установленным нормам.