Нормативная база информатизация юридической деятельности

Например, для базы данных по клиентам интересно хранить информацию о договорах с этими клиентами. Можно для каждого договора хранить такую информацию, как дата заключения, сумма договора, текст договора и т.д. Очевидно, с одним клиентом можно заключить несколько договоров. Если всю эту информацию хранить в одной таблице, то для каждого договора с одним и тем же клиентом в таблице будет повторяться одна и та же информация о клиенте. Пример подобной таблицы:

Имена полей:	КодКлиента	Организация	Руководитель	Адрес	Телефон	ДатаЗакл	Сумма	ТекстДоговора
Запись 1	1	Рога и копыта	Бендер О.И.	Черноморск	12 34 56	04.08.98	100 000	(текст договора)
Запись 2	2	АО Геркулес	Полыхаев А.А.	Одесса	33 33 33	10.07.98	200 000	(текст договора)
Запись 3	3	Рога и копыта	Бендер О.И.	Черноморск	12 34 56	01.09.98	50 000	(текст договора)
Запись 4	4	Рога и копыта	Бендер О.И.	Черноморск	12 34 56	10.10.98	150 000	(текст договора)
. . . . .	. . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .

 

Неэффективность такой таблицы состоит в том, что при изменении любых данных о каком-либо клиенте (например - изменение адреса и телефона) приходится просматривать всю таблицу и многократно заменять эти данные для каждой найденной записи. Следуя классическим рекомендациям теории реляционных баз данных надо разбить эту таблицу на две - главную (где содержится только общая информация о клиентах) и подчиненную (где содержатся только данные о договорах с клиентами). Для связи таблиц по типу "один ко многим" (т.е. один клиент ® несколько договоров) в подчиненную таблицу надо ввести внешний ключ КодКлиента из главной таблицы. Тогда подчиненная таблица c именем ДОГОВОРА может содержать следующую информацию:

Имена полей:	КодДоговора	КодКлиента	ДатаЗакл	Сумма	ТекстДоговора
Запись 1	1	1	04.08.98 100 000	20000	(текст договора)
Запись 2	2	2	10.07.98 200 000	30000	(текст договора)
Запись 3	3	1	01.09.98 50 000	50000	(текст договора)
Запись 4	4	1	10.10.98 150 000	2000	(текст договора)
Запись 5	5	3	10.08.98 500 000	80000	(текст договора)
. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	......	. . . . .

В этой таблице поле КодДоговора является главным ключом для таблицы ДОГОВОРА, обеспечивающим уникальность каждой записи о договорах, а поле КодКлиента - внешним ключом, обеспечивающим связь с главной таблицей КЛИЕНТЫ. Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:

1. создание базы данных
2. использование базы данных для обработки информации

В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *.mdb и может выполняться следующим образом:

1. полное "ручное" описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей
2. на основе имеющихся заготовок-шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля

Описание каждой таблицы включает в себя:

1. задание имени таблицы
2. определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей
3. перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имен и типов (не забыть поля - внешние ключи!)

После описания таблиц надо установить между ними связи с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке "Схема данных" на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши "протянуть" связь между одноименными полями таблиц.

После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки "Новый объект / Автоформа". Каждой форме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.

Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия. Различают следующие типы запросов:

1. на выборку данных,
2. на добавление записей,
3. на удаление записей, на редактирование записей.

Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля (не обязательно все, можно выбрать только необходимые!) и задать условия отбора данных. При задании условий можно использовать знаки отношений ( =, <, >, <> ), арифметических операций ( +, -, *, / ), логических опрециий ( AND, OR, NOT, LIKE) и круглые скобки. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.

Для рассмотренного примера базы данных КЛИЕНТЫ-ДОГОВОРА можно создать следующие запросы:

1. Выбрать все договора с конторой "Рога и копыта" (в поле Организация задать условие Рога и копыта )
2. Выбрать договора, заключенные не позже 01.01.98 (в поле ДатаЗакл задать условие вида <01.01.98 )
3. Выбрать договора с конторой "Рога и копыта", заключенные не позже 01.09.98 и имеющие сумму в интервале от 100 000 до 300 000 руб (значения полей приведены на экране построителя запросов)

Отчеты аналогичны запросам на выборку данных, только ориентированы на принтерный вывод. Их также можно сохранить в файле базы данных и использовать в дальнейшем. В итоге, файл базы данных пакета Access содержит все используемые таблицы, формы, запросы и отчеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Гаврилов О.А. Информатизация правовой системы России. – М., 2010.
2. Гаврилов О.А. Курс правовой информатики. Учебник для вузов. – М.: Норма, 2009.
3. Дипломатический вестник. № 8. 2011.
4. Мицкевич А.В. Систематизация законов Российской империи М.М. Сперанским. – Журнал российского права. – 2008.
5. Налимов В.В., Мульченко З.М. Наукометрия. М.: Наука, 1989; Элькин В.Д. Информационные стохастические фракталы и их применение / В сб.: Средства массовой информации в информационном обществе. М.: АСМИ, 2008.
6. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 320 с.
7. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 351 с.
8. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 352 с.
9. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. – К., М., СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2009. – 848 с.
10. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 2011. – 252 с.