Контрольная работа по дисциплине «Основы документооборота в таможенных органах»

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок, а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Используют следующие принципы систематизации дел:

• вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
• хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
• алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
• нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

• распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
• протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
• приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
• планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
• предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
• в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов.

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

 

 

Заключение

 

Номенклатура дел – важнейшая единица в делопроизводстве любой организации. Без ее правильного оформления функционирование организации будет затруднено. Срок хранения дел – важная часть номенклатуры.

В данной контрольной работе было рассмотрено определение сроков хранения дел в таможенных органах. Во второй части работы рассмотрено оформление номенклатуры дел, даны пояснения и описания разных подходов к систематизации дел, раскрыты принципы оформления номенклатуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

 

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Министерства культуры от 25 августа 2010г. №550

2. О типовой инструкции  по делопроизводству и работе  архива в таможенных органах: Приказ ФТС от 18 октября 2004г №160.

3.  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление  Правительства РФ от 15 июня 2009г. №477.