Управление проектом

Цели должны быть четкими, немногочислинными и измеряемыми.

Чтобы MBO было эффективным, менеджер должен понимать, каковы конкретные цели его работы и насколько они соответстствуют целям компании, поставленным Советом директоров. “Работа менеджера состоит в том, чтобы выполнять задачи в интересах достижения целей компании… руководитель должен руководствоваться этими целями, а не просто выполнять указания босса”.

Менеджеры различных подразделений, отделов или секторов организации  должны не только знать цели своего подразделения, но также активно  участвовать в постановке этих целей  и нести за них ответственность.

Механизм обзора позволяет  руководителям измерять эффективность  работы своих менеджеров, особенно в ключевых областях, таких как  маркетинг, инновации, управление кадрами, финансовые ресурсы, материальные ресурсы, производительность, социальная ответственность, вопросы прибыли.

Однако в последние  годы сформировалось мнение о необходимости  вывести руководителей из формальной жёсткой системы целей. Сегодня, когда необходима максимальная гибкость, важно выбирать сообразный способ достижения целей.

Формирование  баланса между управлением сотрудниками и наделением их полномочиями

Баланс между  управлением и наделением сотрудников  полномочиями должен устанавливаться  не теоретиками, но менеджерами-практиками. Чтобы обратить цели в успешные дела, руководителям необходимо овладеть следующими пятью базовыми процессами:

• постановка целей
• организация группы
• мотивирование и общение
• измерение производительности
• развитие сотрудников, включая себя самого

Все эти процессы MBO вполне совместимы с делегированием полномочий, если вы следуете главному принципу децентрализации: говорить людям, что делать, но позволить им делать это самостоятельно. Для того, чтобы этот принцип хорошо работал, люди должны развиваться. Далее, иерархия потребностей у каждого человека своя, поэтому, чтобы добиться от каждого сотрудника полной отдачи, управлять следует каждым индивидуально.

Делегирование полномочий означает "смерть” командной  системы управления, однако остаётся составляющим власти и положения  в должностной иерархии. Менеджеру следует смотреть на подчинённых, как дирижер смотрит на оркестрантов: личное мастерство каждого вносит свой вклад в успех предприятия в целом. Хотя специалисты и остаются подчинёнными, руководитель всё больше зависит от результатов их деятельности в области их компетентности. В свою очередь, подчинённые зависят от руководителя, который задаёт направление, а “главное, определяет 'партитуру' всей организации, то есть, стандарты и ценности, показатели и результаты”.

Управление, нацеленное на результаты

Значимость результатов  управления может проявиться лишь вне  фирмы. Управление, нацеленное на результаты — это развитие MBO в сторону  рынка. Это теория и практика получения  результатов вне компании, то есть на рынке, в экономике страны.

Для достижения таких результатов, следует разработать  крепкую, надёжную, ориентированную  на клиента предпринимательскую  стратегию, нацеленную на завоевание лидирующего  положения на рынке. Она должна быть основана на инновационной деятельности и сосредоточена на убедительных возможностях.

Личная  ответственность

MBO создает связь  между стратегическим мышлением  руководителей высшего уровня  и реализацией стратегии на  более низких уровнях. Ответственность  организации за достижение целей  переходит к конкретным работникам. Особенно это важно для организаций, основанных на знаниях, в которых все члены должны контролировать собственную работу, сравнивая достигнутые результаты с поставленными целями.

Управление на основе целей осуществляется посредством  такого инструмента эффективности, как самоконтроль. Сегодняшний работник – это сам себе руководитель, решения которого имеют важное значение для результатов

 

Управление  качеством

Качество - это совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленным или предполагаемым требованиям.

Качество продукции  в последнее время приобретает  все большее значение в связи  с интеграцией рынка, научно-техническим  прогрессом и, как следствие, постоянно  возрастающими требованиями потребителей. Параметров, определяющих качество товара, большое множество, и для каждого они различны, возникла необходимость развития такого течения в менеджменте, как управление качеством.

Управление  качеством - это деятельность по управлению всеми этапами жизненного цикла продукции, а также взаимодействием с внешней средой.

В результате во всем мире стали разрабатываться  системы качества продукции, которых  на настоящий момент насчитывается  уже несколько сотен. Их общей  задачей является выпуск товаров, соответствующих требованиям потребителей по всем параметрам.

В теории управления качеством продукции  выделяют следующие категории:

1. объект управления - качество продукции, которое может включать как всю совокупность свойств, так и определенную их часть, группу или отдельное свойство;
2. цель управления - поддержание уровня и состояния качества продукции в соответствии с экономическими интересами производителя (затратами, рентабельностью) и потребителя (уровнем благосостояния, модой и т. д.), а также требованиями безопасности и экологичности продукции;
3. субъект управления - управляющие органы всех уровней и лица, призванные обеспечить дои уровня качества продукции;
4. методы и средства управления - способы, которыми органы управления воздействуют на элементы производственного процесса, обеспечивая достижение и поддержание планируемого состояния и уровня качества продукции.

В России разработка систем качества началась с середины XX в., но все они оказались малоэффективны, так как уделялось слабое внимание мотивации работников. С 1997 г. начали разрабатываться системы качества в соответствии с требованиями международной организации по стандартизации ИСО. Данная организация начала свою деятельность еще в 1946 г., но к системам качества приступила относительно недавно. В стандартах 9000-9004 международной системы ИСО даются общие требования по разработке систем качества. Данные стандарты аутентично переведены на русский язык и носят название ГОСТ Р/ ИСО 9001 (2000 г.). В соответствии со стандартами ИСО 9000-9004, если предприятие не может освоить всю систему полностью, оно может внедрять ее поэтапно, т. е. обособленно на каждый процесс.

Внедрение сертифицированных  систем качества дает предприятию значительные преимущества.

Основополагающим  принципом любой системы качества является постоянное совершенствование качества продукции, так как иначе затраты на нее будут бессмысленными в связи с постоянно возрастающими требованиями покупателей. Наибольшее распространение как во всем мире, так и в России получили такие системы качества, как QMS (Quality Management System) и TQM (Total Quality Management).

 

Управление  человеческими ресурсами

Основной задачей  управления человеческими ресурсами  является наиболее эффективное использование способностей сотрудников в соответствии с целями предприятия и общества. При этом должно быть обеспечено сохранение здоровья каждого человека и установлены отношения конструктивного сотрудничества между членами коллектива и различными социальными группами.

Управление человеческими  ресурсами предприятия включает комплекс взаимосвязанных видов деятельности:

1. Определение потребности в рабочих, инженерах, менеджерах различной квалификации, исходя из стратегии деятельности фирмы.
2. Анализ рынка труда и управление занятостью.
3. Отбор и адаптация персонала.
4. Планирование   карьеры   сотрудников   фирмы,  их профессионального и административного роста.
5. Обеспечение рациональных условий труда, в том числе благоприятной для каждого человека социально-психологической атмосферы.
6. Организация производственных процессов, анализ затрат и результатов  труда, установление оптимальных соотношений между количеством единиц оборудования и численностью персона различных групп.
7. Управление производительностью труда.
8. Разработка систем мотивации эффективной деятельности.
9. Обоснование структуры доходов, степени их дифференциации, проектирование систем оплаты труда.
10. Организация изобретательской и рационализаторской деятельности.
11. Участие в проведении тарифных переговоров между представителями работодателей и работополучателей.
12. Разработка   и   осуществление  социальной  политики предприятия.
13. Профилактика и ликвидация конфликтов.

 

Управление  коммуникациями

Процессы  управления коммуникациями.

Управление  коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

·  Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

·  Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

·  Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

·  Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Планирование  системы коммуникаций.

Для изучения потребностей и описания структуры системы  коммуникаций обычно требуется следующая  информация:

·  Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.

·  Информационные потребности участников проекта.

·  Физическая структура распределения участников проекта.

·  Внешние информационные потребности проекта.

Технологии или  методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

·  Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания

·  Доступностью технологий.

·  Квалификацией и подготовленностью кадров.

План  управления коммуникациями включает в себя:

·  План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

·  План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.

·  Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

·  Расписание и частота взаимодействий.

·  Метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости  от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее  формализован, детализирован или  описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана  проекта.

 

Управление рисками

Причиной возникновения  рисков являются неопределенности, существующие в каждом проекте. Риски могут  быть "известные"- те, которые определены, оценены, для которых возможно планирование. Риски "неизвестные" - те, которые  не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы. Хотя специфические риски и условия их возникновения не определены, менеджеры проекта знают, исходя из прошлого опыта, что большую часть рисков можно предвидеть.

Реализуя проекты, имеющие высокую степень неопределенности в таких элементах, как цели и технологии их достижения многие компании уделяют внимание разработке и применению корпоративных методов управления рисками. Данные методы учитывают как специфику проектов, так и корпоративных методов управления.

Американский  Институт управления проектами (PMI), разрабатывающий и публикующий стандарты в области управления проектами, значительно переработал разделы, регламентирующие процедуры управления рисками. В новой версии PMBOK (принятие которого ожидается в 2000 году) описаны шесть процедур управления рисками. В данной статье мы предлагаем краткий обзор процедур управления рисками (без комментариев).

Управление  рисками - это процессы, связанные с идентификацией, анализом рисков и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий. Процесс управления рисками проекта обычно включает выполнение следующих процедур:

• Планирование управления рисками - выбор подходов и планирование деятельности по управлению рисками проекта.
• Идентификация рисков - определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик.
• Качественная оценка рисков - качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта.
• Количественная оценка - количественный анализ вероятности возникновения и влияния последствий рисков на проект.
• Планирование реагирования на риски- определение процедур и методов по ослаблению отрицательных последствий рисковых событий и использованию возможных преимуществ.
• Мониторинг и контроль рисков - мониторинг рисков, определение остающихся рисков, выполнение плана управления рисками проекта и оценка эффективности действий по минимизации рисков.