Информационные свойства документа

Все эти особенности документа, как сложной социально-ориентированной системы, делают его пригодным в качестве мнемонической основы социальной коммуникации. Однако огромное разнообразие документов, как следствия отражения в нем сложностей социальных процессов в обществе, требуют систематизации и классификации документов в зависимости от их особенностей.

 

 

 

6. Документированная информация  и её свойства

Документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.[9]

Свойства документной информации можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает. Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Свойствами документированной информации выступают:

• Релевантность - (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

• Ценность - потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению; ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками; ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов; в управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели; ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника; для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

• Полнота - оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией; от полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений; документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся; тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах; поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации; следует различать полноту и избыточность информации; избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация; она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления; излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня; подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком; мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд; в русском языке избыточность информации составляет 40 %, во французском - 55 %.[10]

• Полезность информации - ценность информации в определённых конкретных условиях.

• Достоверность информации - отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации; с увеличением полноты достоверность увеличивается; однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности; достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации; поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна; каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности; проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией); она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов; таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

• Со временем информация, даже самая полезная, стареет; поэтому важнейшим её свойством является новизна; понятие новизны относительно; одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

• Своевременность информации - её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

• Доступность - возможность получения информации потребителем.

• Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

• Эргономичность - оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

• Адекватность (определённость) - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа; но можно говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).[11]

Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

2.Классификация документов

Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.[12]

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже технологическая документация, все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.

Ниже приведена классификация документов,  которая используется каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.

Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные (бывают действительные и недействительные) и подложные.

Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.

Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные (подготовленные на предприятиях, в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения делят на документы временного хранения (в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет) и документы постоянного срока хранения.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, которые создаются вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог работы можно сделать следующие выводы:

1. Информационные свойства документа - это качества, признаки которые  присущи документу вне зависимости  от того, осознаются они человеком  или нет. Свойства тесным образом  связаны с содержанием понятия  документа и его основными  функциями.

Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

        Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В курсовой работе рассматривалась характеристика документа, охарактеризована документированная информация и её свойства, а также описана классификация документов.

 

Список литературы:

1. Документоведение:  учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабри чнов;  под ред. проф.  Н. Н. Куняева.  — М.: Логос,  2011. — 352 с.

2. Документирование в управленческой  деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков [ и др.]. – СПбГАСУ:  СПб., 2009. –  140 с.

3. ГОСТ 16487-70. Документоведение и  архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ 16487-83. Документоведение и  архивное дело. Термины и определения.

5. ИСО 5127-83. Документация и информация.

6. Швецова-Водка Г. Н. Определение документа в документационно- информационной науке. — Л.: БАН, 2008. — 42 с.

          7. Гваева, И. В. Делопроизводство : учебный справочник / И. В. Гваева, С. В. Собалевский. – Минск : Тетра Системс, 2011. — 224 с.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — 7-е изд., стер. — Киев: Знання, 2008. — 459 с.

9. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение  управления. /          А.В. Пшенко  - М. ИНФРА-М, 2008. – 320 с.

10. Свойства документированной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.wikiznanie.ru/ru-wz/index.php

11. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2009. – 266 с.

12. Кузнецов И.Н. / Офисная документация: Подготовка и оформление / Сост. И.Н.Кузнецов. - Мн.: Книжный Дом, 2011. – 155 c.

13.Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2009. N 1. С.41-44.

          14. Организация работы с документами: Учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

15. Труханович, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. / Л.В.Труханович  - 2-е изд., перераб и доп. - М.: Дело и Сервис, 2012. -.392 с.

          16. Бухтина, Т. П. Документоведение. Часть 1. Сборник студенческих работ. / Т. П. Бухтина. – М.: Студенческая наука, 2012. – 1215 с.

17. Сиганова, Т.В.  Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета).  / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: гос. ун-т, 2008. –  71 с. 

          18. Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно - методическое пособие. — М.: Профиздат, 2012. — 208 с.

 

 

                                                         

 

1 Документоведение:  учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабр и чнов;  под ред. проф.  Н. Н. Куняева.  — М.: Логос,  2011. — 352 с.

 

 

2 Документоведение:  учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабр и чнов;  под ред. проф.  Н. Н. Куняева.  — М.: Логос,  2011. — 352 с.