Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

       КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

       по дисциплине: Культура речи

         

 

по теме:  Этикет делового письма

        

 

 

 

                          

                               Исполнитель: студент (ка)

                                       Направление: Юриспруденция

                                           Профиль: Гражданско-правовой

                    Группа: ЮР-13КТ

                                                                                                                              Ф.И.О.: Козлова Светлана Александровна

 

                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                         

Екатеринбург

2013

План

1. Введение ------------------------------------------------------------------------------3
2. Функции делового письма---------------------------------------------------------4
3. Общие требования к языку делового письма----------------------------------5
4. Этикетные ритуалы делового текста--------------------------------------------9
5. Основные виды деловых писем-------------------------------------------------12
6. Заключение -------------------------------------------------------------------------16
7. Список использованной литературы------------------------------------------17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ВВЕДЕНИЕ

  Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм. 
          Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Однако, существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы,  организации,  предприятия, и конечно помешать заключению выгодных контрактов. Целью моей работы  является рассмотреть правила речевого этикета в документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Функции делового письма.

Деловое письмо – это  вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов.

Деловое письмо выполняет следующие функции:

• информационная функция – в  письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.
• организационная функция – с ее помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.
• коммуникативная функция – обеспечивает  внешние связи организации.
• юридическая функция – имеется в письмах, где  его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов.
• воспитательная функция – письмо, требующее повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Тексты писем  составляются исключительно на русском  языке,  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации.

    Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

 

 

3.Общие требования к  языку делового письма.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведется общение  перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией. Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности его языка и стиля.

Содержание деловых писем находит  свое выражение в их языке. Язык каждого  делового письма индивидуален, так  как обусловлен многообразием деловых  ситуаций и особенностями конкретного  адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки  разработать невозможно. Тем не менее, постараемся выделить некоторые общие признаки языка, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется  частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения. Таким образом, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении  письма – его информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать  аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной  порцией информации. Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести представляется не всегда возможным. Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

Для современной деловой переписки  характерна тенденция к ограничению  аспектаций. Как правило, авторы соответствующих  пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы  письмо не содержало тематически  разнородную и логически не связанную  информацию. В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности. Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела. Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным  необходимость серьезного и логически  верного подхода к написанию  делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической  и практической значимости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Этикетные ритуалы делового  текста.

    В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

    Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу.

     Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

    За этими заключительными  репликами вежливости следует  самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его  подпись. В самоименование включаются  указание на занимаемую должность  и название организации, если  письмо направляется не на  бланке учреждения, в противном  случае — только должность.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами - перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

• Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...
• Благодарю Вас за участие...
• Искренне благодарю Вас за...
• Сердечно благодарю Вас за ...
• Прошу Вас направить в наш адрес ...
• Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...
• Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...
• С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

• Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала)
• Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)
• Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала)