Деловая беседа

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме №5 . Деловая беседа.

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

Введение
1. Особенности деловой  беседы и подготовка к ней.
2. Речевые приемы, применяемые  в ходе беседы.
3. Приемы активного  слушания.
Заключение
Практическое задание.
Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деловое общение - это  сложный многоплановый процесс  развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники  выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Деловое общение сегодня  проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения  вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере  делового общения непосредственно  связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

Учитывая развитие предпринимательства  и экономических связей между  предприятиями и странами, изучение делового общения становится всё  более актуальным. Человек, отлично  владеющий навыками делового общения, преуспевает в своем деле, так как умение убеждать и слушать собеседника, соблюдение делового этикета способствуют успешному ведению дел предприятия или компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество. Предприимчивые американцы говорят: "Бизнес – это умение разговаривать с людьми", - и это действительно так.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых  лишены собрания, обмен письменной информации, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее.

 

1.Особенности  деловой беседы и подготовка  к ней.

 

Деловое общение может  быть как письменным, так и устным.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные  документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.

Устные виды делового общения некоторые исследователи  подразделяют на "монологические" и "диалогические". К монологическим относят: приветственную речь, рекламу, информационную речь, доклад (на заседании, собрании). Жанры, основанные на диалоге, это разговор, беседы, интервью, дискуссия, переговоры, совещание, пресс-конференция и т. д.

Деловая беседа, таким  образом, относится к устному  диалогическому виду общению. Следует  отметить, что диалогический вид  общения гораздо более сложен и вариативен, так как не всегда заранее возможно предугадать, какой  ход могут принять беседа или  переговоры. Именно поэтому нередко используют такое выражение: "искусство делового общения", и это действительно искусство, так как мастерское владение всеми навыками делового общения требует не только теоретической подготовки, но и практического опыта, который накапливается профессионалами постепенно, на протяжении многих лет.

Что представляет собой  деловая беседа как разновидность  делового общения?

Деловая беседа — это  осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством  слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

В современном понимании  деловые беседы означают "устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем".

Деловая беседа отличается от иных видов официального общения  присущими ей соответствующими функциями, а именно:

-начало перспективных мероприятий и процессов;

-контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;

-обмен информацией;

-взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;

-поддержание деловых контактов;

-поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;

-стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

Важным свойством деловой беседы является то, что во время беседы, кроме выполнения запланированных  функций, можно получить оперативную  деловую информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой  беседе. Однако будет полезно указать  на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый  результат. Для лиц, не работающих в  фирме. Наиболее удобным местом будет  служебный кабинет или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться  и на их рабочем месте. Допустимо  проведение деловых бесед и вне  службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом  договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших  руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует  определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию  их достижения и тактику ведения  беседы.

Такой план – это четкая программа  действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рассуждая примерно так: «Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?».

Но ведь целью планирования как  раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или  непредвиденных обстоятельств на ход  беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет  определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой  беседы – очень трудоемкий процесс, требующих значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.д.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно  отобранные фактические данные систематизируются.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать  выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.

Весьма полезно перед беседой  попытаться составить портрет партнера, определить его сильные  и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, хобби и т.п.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление  о его личных качествах, но, самое  главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.

 

 

 

 

 

 

2.Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.

Первое и непременное требование к деловой беседе – это правильность речи говорящих. Нормы устной деловой речи "не так строги, как у ее письменной формы", но говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка.

Речь обязательно должна быть точной. Точность речи – это соответствие высказываний мыслям говорящего.

Краткость – еще одно из важнейших требований к любой  форме деловой речи. Говорящий не должен злоупотреблять временем и терпением слушателя.

Кроме вышеперечисленных  требований к деловой речи, существует еще одно – доступность речи. Известно, что каждый слышит то, что понимает. Поэтому речь должна быть максимально доступной для вашего собеседника. Свои мысли следует излагать как можно проще и доходчивее.

Приведу некоторые речевые стандарты, которые помогут провести деловую беседу на различных ее этапах:  
          Начало беседы: 
          - Полагаю, что нашу беседу лучше всего начать с обсуждения ... 
          - Думаю, вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться             с Вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению ... 
          - Мне хотелось бы начать нашу беседу с ... 
          - Думаю, что мы можем начать наш разговор с ... 
          - Нашу беседу в соответствии с ранее достигнутой договоренностью целесообразно, на мой взгляд, начать с ... 
          Выражение одобрения и согласия: 
          - Ваши условия нас вполне устраивают. 
          - Мы ничего не имеем против ... 
          - Это, на наш взгляд, очень хорошая идея. 
          - Я полностью согласен(а) с вашим мнением о ... 
          - Мое представление ... полностью совпадает с вашим. 
          Выражение желания отстаивать свою точку зрения: 
          - Предлагаю вернуться к обсуждению этого пункта с несколько иных позиций. 
          - Давайте рассмотрим и другие стороны этого решения. 
          - Мне бы хотелось получить от вас дополнительную информацию по этому вопросу. 
          - Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел(а) бы пояснить ... 
          - Полагаю, что вы согласитесь с наличием и другого варианта решения этого вопроса, который мне хотелось бы сейчас с вами обсудить. 
          - Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о ... 
          - Может быть, вам будет интересно узнать заключение экспертов по этому вопросу. 
          Выражение просьбы: 
          - Вы нас очень обяжете, если согласитесь ... 
          - Мы хотим обратиться к вам с просьбой о ... 
          - Если вас не обременит (затруднит) ... 
          - Я буду очень признателен(а) (благодарен(а)) вам, если ... 
          - Я хотел(а) бы просить вас о ... 
          - С вашей стороны будет очень любезно, если ... 
          Выражение извинения: 
          - Еще раз прошу извинить меня за ... 
          - Примите наши извинения за ... 
          - Мы искренне сожалеем, что ... 
          - Я должен(а) извиниться перед вами за ... 
          Выражение сомнения и неопределенности: 
          - У меня пока не сложилось окончательного мнения по этому поводу. 
          - Меня несколько смущает наличие ... 
          - Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с ... 
          - Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен. 
          - Я бы предпочел(а) другое решение этого вопроса. 
          Выражение неодобрения, несогласия и отказа: 
          - Наша точка зрения несколько расходится с вашей. 
          - Здесь мы исходим из несколько иного понимания ситуации ... 
          - В принципе мы согласны с большинством ваших предложений, но у нас есть ряд возражений и замечаний. 
          - Согласиться с вашим вариантом трудно, поскольку его реализация может вызвать определенные затруднения. 
          - Нас не вполне устраивают предложенные вами условия. 
          - К сожалению, принять ваши условия мы не можем. 
          - Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, вынуждены ответить отказом. 
         Выражение желания уйти от ответа: