Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

31.  пути самосовершенствования руководителя

Самосовершенствование необходимо каждому, но особенно менеджерам и руководителям, в задачу которых входит управление другими людьми. 1. Считайте себя руководителем  и работайте над совершенствованием навыков межличностного общения  для усиления личного влияния  и получения поддержки окружающих. 2. Следите за прогрессом в сфере  своей деятельности, вступите в профессиональную организацию, чтобы общаться со специалистами  в своей области. Читайте профессиональные журналы и следите за новыми достижениями. 3. Используйте метод обратной связи  по принципу «360 градусов» для выяснения  мнения своего руководства, сотрудников  и непосредственных подчиненных  о ваших навыках как руководителя. 4. Служите примером для самосовершенствования, учитесь, пробуйте различные новые  подходы. Это подтолкнет ваших сотрудников  к аналогичным действиям. 5. Относитесь с энтузиазмом к работе. При  отсутствии мотивации и энтузиазма нельзя ждать от окружающих интереса к работе. 6. Ведите себя в соответствии со своими словами — если обещаете что-то, придерживайтесь обещанного. 7. Развивайте у себя чувство юмора, избегайте драматизировать события  на рабочем месте. Учитесь не воспринимать события и рабочие проблемы слишком  серьезно. 8. Постарайтесь работать, как  минимум, над одним проектом, который  вам интересен и ради которого вы с удовольствием приходите  на работу. 9. Поставьте перед собой  четкую долгосрочную цель. Затем разберитесь, что поможет этой цели достичь. Делайте  каждый день хотя бы один шаг, пусть  маленький, к своей цели.  10. Займитесь  физкультурой для повышения выносливости и энергетического уровня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32. работа менеджера с секретарем

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить: цель совещания,  основные вопросы для обсуждения,  состав участников,  место, время и форму проведения. Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать.  Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено. Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования. На столах должны быть письменные. На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих. Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров. В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании. В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя. Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения. Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Примерный регламент совещания, может выглядеть следующим образом: вступительное слово — не более 10 мин.; основной доклад — до 30 мин.; вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый; содоклад, сообщение — не более 10 мин.; вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый; выступления — по 5–7 мин. каждое; ответ докладчика — не более 5 мин.; ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый; справка по ходу совещания — не более 3 мин.; чтение проекта решения — не более 3 мин.; подведение итогов совещания — не более 10 мин. Максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин. Документальное оформление совещания - протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы. Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

 

33(52).разрешение конфликтных ситуаций

Любой конфликт — это отсутствие согласия между двумя и более  сторонами (отдельными людьми или группами людей), в результате чего они не могут нормально удовлетворять  свои потребности. В основе конфликта  лежит ситуация, включающая либо противоречивые позиции сторон по какому-либо поводу, противоположные цели или средства их достижения, либо несовпадение интересов, желаний, влечений и т.п. о значению конфликты делятся на конструктивные (созидательные) и деструктивные (неконструктивные, разрушительные). КОНСТРУКТИВНЫМ КОНФЛИКТ бывает тогда, когда оппоненты, имея собственную позицию, не выходят за рамки этических норм, деловых отношений и разумных аргументов. Такие конфликты плодотворны. Здесь стороны выдвигают свои аргументы, в одинаковой мере принимаются в расчет их точки зрения. Идет открытый обмен мнениями и совместный поиск решения. Эмоции сдерживаются, и спокойно рассматриваются все точки зрения. Разрешение такого конфликта приводит к развитию отношений между людьми и развитию группы — в соответствии с одним из законов диалектики, утверждающим, что борьба противоположностей — источник развития. НЕКОНСТРУКТИВНЫЙ КОНФЛИКТ возникает в двух случаях: когда одна из сторон упорно и жестко настаивает на своей позиции и не желает учитывать интересы другой стороны; когда один из оппонентов прибегает к нравственно осуждаемым методам борьбы, стремится психологически подавить партнера, дискредитируя и унижая его. Поэтому любой конфликт крайне нежелателен, и его не следует допускать, а уж если он все же возник, нужно уметь его разрешить. Это обычно делается поэтапно в следующей последовательности. 1. СОЗДАЙТЕ БЛАГОПРИЯТНУЮ ПСИХОЛОГИЧЕСКУЮ ОБСТАНОВКУ, способствующую сотрудничеству. Во время первой встречи конфликтующих сторон, а затем при каждой последующей встрече стоит провести несколько минут в неофициальной беседе. Неплохо организовать чай, совместную трапезу или другое мероприятие. 2. СТРЕМИТЕСЬ К ЯСНОСТИ ОБЩЕНИЯ. 3. ПРИЗНАЙТЕ НАЛИЧИЕ КОНФЛИКТА. 4. ДОГОВОРИТЕСЬ О ПРОЦЕДУРЕ. Если конфликт признан и очевидно, что он не решается «с ходу», то вместо того, чтобы продолжать бесплодные споры, договоритесь, где, когда и как вы начнете совместную работу по его преодолению. Лучше всего заранее оговорить, кто будет принимать участие в обсуждении. Поскольку «дома и стены помогают», хорошо собираться либо в нейтральном месте, либо по очереди у каждой из сторон. 5. ОПРЕДЕЛИТЕ ГРАНИЦЫ КОНФЛИКТА. Обе стороны должны высказаться: в чем они видят конфликт, как каждая сторона оценивает свой «вклад» в конфликтную ситуацию. Не менее важно выяснить также и то, чего каждая из сторон не видит и не признает. Насколько это возможно, постарайтесь выявить «скрытые интересы», личные амбиции или обиды, которые могут заслонить реальную суть конфликта и помешать его урегулированию. С этой целью сосредоточьтесь на конкретных действиях, требованиях сторон и спорных вопросах. 6. ИССЛЕДУЙТЕ ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ РЕШЕНИЯ. 7. ДОБЕЙТЕСЬ СОГЛАШЕНИЯ. На этом этапе нужно обсудить и дать оценку высказанным предложениям, а затем выбрать наиболее приемлемое. Естественно, оно должно учитывать требования обеих сторон, т.е. быть соглашением. Желательно документально зафиксировать обязательства сторон в форме резолюции, протокола или соглашения. 8. УСТАНОВИТЕ СРОК РЕШЕНИЯ. Если не определить сроки решений, переговоры по конфликту могут тянуться очень долго. Важно, чтобы сроки были согласованы и приняты всеми сторонами. 9. ВОПЛОЩАЙТЕ ПЛАН В ЖИЗНЬ.

 

 

 

 

 

 

34. распорядительные документы. Характ-ка. Правила оформления

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе  управления: от управляющего органа к  управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями. Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009. Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37. реквизит «визы согласования док-та»

Согласование документа оформляют  визой, которая включает подпись  визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости  указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

25.11.97

При наличии замечании по документу  визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

25.08.97

Визы проставляют на последнем  листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа  на отдельном листе.

 

38. реквизит «гриф согласования док-та»

Гриф согласования состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, наименования должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и  даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального профессионального

образования

Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным  органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим  образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном  листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования»  должна указываться фактическая  должность лица, утвердившего или  согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить  предлог «За», надпись от руки «Зам.»  или косую черту перед наименованием  должности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39.реквизит «гриф утверждения док-та»

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения. Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

12.02.2000

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова Утверждаю  (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Утверждаю

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.03.2000 № 12

или

Утверждаю

Приказ Председателя

Правления банка

от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

 

 

 

35. реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции  руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано  в документе. Отмечается буквой «К»  или штампом «Контроль».

 

 

 

 

 

40. реквизит «отметка об исполнении док-та и направлении его в дело»

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие  сведения об исполнении или, при наличии  соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет  храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело должна быть подписана и  датирована исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

 

 

 

41.рек-т «печать», «регистрационный номер документа»

Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих  факт расходования денежных средств  и материальных ценностей, а также  специально предусмотренных правовыми  актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять  таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления    Печать     Подпись              Г.В.Сидоров

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный  номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.