Трудовой контракт

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА

Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (Форма Т2). Все записи в  карточке должны быть документально  обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц  рождения, национальность, номер, серия  и срок действия паспорта, кем и  когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже  работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании  записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются  дата заполнения карточки и подпись  лица, на которое она заведена. При  увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа  и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться  с особой тщательностью, так как  они нередко служат основанием для  подтверждения трудового стажа.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в  которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена  зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью  соответствующих технических средств.

Не реже чем один раз в год  специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники  обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с  ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена  телефона, получение образования  и т.д.).

ТРУДОВАЯ КНИЖКА РАБОТНИКА

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных  работников, а также на нештатных  работников при условии, если они  подлежат государственному социальному  страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны  предъявлять администрации предприятия  трудовую книжку, оформленную в установленном  порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядом Вооруженных  Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем  месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в  “Инструкции о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в  учреждениях и организациях”.

При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются  фамилия, имя, отчество работника и  дата его рождения; образование; профессия  или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия.

Сведения о работе включают в  себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа  непрерывного и льготного. Регистрация  заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление  о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в  органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При  получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается  в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета  должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или  неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и  др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена  соответствующая запись. Администрация  по новому месту работы обязана оказать  работнику в этом необходимую  помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе  работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности  трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого  человека, так как это важнейший  документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Совокупность документов, в которых  зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией  по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при  оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени  на работы по комплектованию и учету  кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно  уделять документам, возникающим  в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они  соответствовали правилам, формулировкам  действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые  кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством  работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы  по личному составу, трудовая книжка.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.                 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2001. - № 37. – Ст. 1104.

2.                 Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г.) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.

3.                 Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.

4.                 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.

5.                 Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

6.                 Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 296 с.

7.                 Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. и др. Основы делопроизводства: Учебное пособие. М.: Экзамен, 2006. 322 с.