Электронная таблица как универсальный вид документа периодической отчётности

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА 
КАК УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА 
ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ОТЧЁТНОСТИ

Электронная таблица — компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы. Некоторые программы организуют данные в «листы», предлагая, таким образом, третье измерение.

Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений ( в том числе и вычислений в периодической отчетности). Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.

Общие сведения об электронных таблицах

При работе с большими объемами данных важную роль играет их наглядность. Поэтому часто данные представляют в виде таблиц, в которых данные можно не только хранить, но и обрабатывать. Благодаря наглядности намного упрощается проведение любых расчетов, использующих данные в таблицах.

Иметь дело с обширными таблицами приходится во многих областях жизни, в частности в финансовой и учетной деятельности. Ранее такие таблицы вели вручную. Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы.

Электронная таблица – это интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, изображенных на экране в специальном окне. Электронную таблицу можно сохранить в отдельном файле для дальнейшего использования.

Способность электронных таблиц быстро и точно производить вычисления используют также участники бирж, руководители контор, банков и другие финансовые менеджеры. С помощью ЭТ можно моделировать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты. С помощью таких таблиц можно оценить отдачу от будущих проектов, предотвратить неправильные шаги. ЭТ позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достигать заметных результатов.

Структура документа EXCEL

Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или нескольких рабочих листов. Листы могут быть следующих типов:

• рабочий лист – это самый распространенный лист, который обычно используется;
• лист модуля – на этом листе пишутся программы VBA ;
• лист диалогового окна - на э том листе создаются диалоговые окна;
• лист диаграмм – на этом листе можно строить диаграммы.

Листы одной книги обычно связаны между собой тематически. Каждый рабочий лист имеет название. Файлы Excel имеют расширение xls , шаблоны – xlt .

В Excel можно работать одновременно с несколькими окнами, в каждом из которых открыта своя рабочая книга. Окна рабочей книги функционируют точно так же, как и в любой другой программе Windows . Заголовок одного из окон выделен синим цветом – это активная книга. Окна открытых рабочих книг циклически активизируются нажатием CTRL + TAB CTRL + F 6.

Файл – Закрыть или CTRL + F 4 закрывает рабочую книгу.

При этом проверяется были ли сохранены все изменения в РК.

Ввод текстовых данных

Текстовые данные в Excel применяются для описания цифровых значений, используемых в вычислениях. При отображении текстовых данных, длина которых превышает видимый размер ячейки, возможны две ситуации:

• если правая соседняя ячейка не содержит никаких данных, то Excel позволяет текстовым значениям выходить за установленные границы;
• если соседняя ячейка содержит данные, то на экране будет выведена та часть текста, которая помещается в существующей ячейке, остальная часть текста будет обрезана по размеру ячейки.

Для отображения текста полностью ширина ячейки может быть изменена:

• по размеру самого длинного текстового (числового) значения. Для этого необходимо дважды щелкнуть по правой границе поля заголовка столбца;
• путем простого перетаскивания границы поля заголовка столбца.

Высота строки рабочих листов может быть изменена аналогичным способом. Для автоматической установки ширины необходимо дважды щелкнуть по нижнему краю поля заголовка строки.

Форматирование текста производится с помощью панели инструментов Форматирование и по через меню Формат – Ячейки - вкладка Шрифт . Здесь устанавливается гарнитура, начертание, размер шрифта. На вкладке Выравнивание можно установить направление размещения текста в ячейке. В случае, когда текст нужно разместить в две (три строки) здесь же нужно установить флажок Перенос по словам. При включенном флажке Автоподбор ширины текст отображается таким образом, чтобы весь текст помещался в ячейке. Размер шрифта при этом не изменяется.

Для размещения текста в одной широкой (на несколько столбцов) ячейке, нужно включить флажок Объединить ячейки.

Для упрощения процедуры ввода текстовых значений Excel позволяет использовать процедуры АВТОЗАВЕРШЕНИЕ и ВЫБОР из списка.

"Автозавершение". Назначение процедуры - при вводе текстовых данных в ячейку Excel анализирует все имеющиеся в данном столбце значения. Если подобное значение будет найдено, то Excel автоматически дополнит введенные символы до этого значения. Пользователь сам определяет, устраивает ли его предложенное завершение строки и в этом случае нажимает клавишу «ЕNTER», или продолжает ввод требуемого текста.

Эта процедура включается и выключается соответствующим флажком в меню Сервис – Параметры – вкладка Правка.

«Выбор из списка». Для ее вызова необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по требуемой ячейке, и в появившемся списке всех текстовых значений, применявшихся в данном столбце, выбрать необходимое.

Процедура «Автозаполнение» применяется для рядов с текстовыми или числовыми данными. Для текста работает следующим образом. В ячейку вводится определенное слово, например, день недели (понедельник) или название месяца (январь), завершается ввод нажатием клавиши Enter . Указатель мыши устанавливается на маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки – так называемый маркер заполнения. При этом указатель мыши принимает вид крестика. Протянув при нажатой левой кнопке мыши указатель в нужном направлении, заполним эти ячейки значениями из ранее созданного списка. В примере с днем недели это будут слова вторник, среда, четверг и т.д. При протягивании вниз и вправо эти значения увеличиваются, вверх и влево – уменьшаются.

Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера заполнения удерживайте нажатой правую кнопку мыши. Затем освободите ее и выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение – дата «янв-96», то для ряда «фев-96», «мар-96», ... выберите команду Заполнить по месяцам. Для ряда «янв-96», «янв-97»... выберите команду Заполнить по годам.

Если предварительно выделен диапазон ячеек, ввод будет осуществлять только в эти ячейки. В случае выделения нескольких листов РК, ввод в ячейку одного из листов автоматически повторяется на других листах РК.

Ячейки – не единственное место, где может храниться информация. Excel позволяет создавать примечания к ячейкам, которые позволяют снабдить любые ячейки пояснительной информацией.

Для создания примечания к конкретной ячейке нужно:

1. Щелкнуть курсором мыши по ячейке.
2. Выполнить команду Вставка - Примечание.
3. В появившемся окне ввести текст примечания.
4. По окончанию ввода текста щелкнуть мышью вне этого окна.

Для обозначения ячейки, содержащей примечания, Excel размещает в верхнем правом углу красный треугольник. Чтобы прочитать примечание необходимо подвести курсор к этой ячейке и Excel выведет на экран окно с текстом примечания. По команде Вид - Примечание можно просмотреть и обработать все существующие примечания к ячейкам данного рабочего листа